Надо обработать событие отсутствие данных в списке. Подробно рассмотрены варианты в этой ссылке: http://support.microsoft.com/kb/197526. Суть всех решений, если нет данных, то мы их добавляем в таблицу:

Private Sub Список_NotInList(NewData As String, Response As Integer)
    If Nz(NewData, "") = "" Then
        DoCmd.RunSQL "INSERT ..."
    End If
End Sub