1. Надо сделать в конструкторе группировку по должностям, далее уже (в примечании группы) можно прописать сумму. Примерно так. Sum(IIF[Фамилия] = 'Вакантная',1,0)) (или вместо запятой поставить ;). Это значение означает вакантные должности. 
2. Можно в запрос добавить новое поле, вычисляемое из фамилии (IIF[Фамилия] = 'Вакантная',1,0))  as Поле, в котором будет храниться 1 или 0. Далее можно суммировать это поле в отчете.